Voordat de notaris zijn medewerking aan de oprichting van een BV kan geven, moet hij op grond van de Wet tegen witwassen en financiering van terrorisme, afgekort “WWFT”, onderzoek doen naar de maatschappelijke wenselijkheid van de transactie. De notaris is door die wet tot “poortwachter van het rechtsverkeer” gemaakt en moet in zijn dossier schriftelijk vastleggen dat het logisch is dat deze persoon deze BV op dit adres wil oprichten.

Ons kantoor heeft daartoe een uniforme vragenlijst ontwikkeld, die wordt voorgelegd aan alle oprichters. Daarbij vinden ook controles van sanctielijsten en een beperkt antecedentenonderzoek plaats, bijvoorbeeld over bekwaamheid qua taal en opleiding om leiding te geven aan de onderneming van de BV met de daarbij vermelde doelomschrijving of recente betrokkenheid van de oprichter of zijn adviseur bij faillissementen en via Google controleren of er bij de naam of het adres van de betrokkenen reden is tot het vragen van een nadere toelichting. Is wat de oprichter wil ongebruikelijk, dan is de notaris verplicht dat zonder kennisgeving aan de betrokkene te melden bij de “Financial Intelligence Unit”, afgekort “FIU”. De persoon wordt dan zonder dat hij het weet gesignaleerd bij de politie. Doet de notaris naar de zin van het “Bureau Financieel Toezicht”, afgekort “BFT”, te weinig aan de handhaving van de WWFT, dan riskeert de notaris zelf sancties.

Elke BV moet een fysiek adres in Nederland hebben. Is dat niet het woonadres van een bestuurder of aandeelhouder, dan is een getekende huurovereenkomst of eigendomsbewijs nodig, op naam van de BV of oprichter.

Van in het buitenland wonende aandeelhouders en bestuurders is een bewijs van hun woonadres nodig, alsmede de vermelding of zij al dan niet zijn gehuwd.

Pas als de BV te veel geld of goederen uitkeert, te grote risico’s neemt of geen goede administratie voert, wordt ook het bestuur persoonlijk aansprakelijk. Sinds in oktober 2012 de “flexwet” is ingevoerd, zijn bestuurders persoonlijk aansprakelijk voor financiële tekorten die ontstaan door betalingen door de BV. Voordien was het in plaats daarvan bij oprichtingen van BV’s nog verplicht eenmalig een groot minimumbedrag “te storten op de aandelen” van de BV.

Ook namens een BV die nog moet worden opgericht kunnen in de voorfase overeenkomsten worden aangegaan. Daarbij moet dan door de oprichter gehandeld worden namens de “besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in oprichting”, afgekort als “BV i.o.”. Na oprichting van de BV kan de BV dergelijke overeenkomsten “bekrachtigen” door mededeling aan de wederpartij. Het gevolg daarvan is dat de juridische en fiscale gevolgen van de overeenkomst met terugwerkende kracht niet meer aan de oprichter worden toegerekend, maar aan de BV.

Na oprichting van de BV zorgt de notaris voor de inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van koophandel. De Kamer van koophandel brengt daarvoor buiten de notaris om, per 1 juni 2024, € 80,01 (vrij van BTW) bij de BV in rekening. Tot aan de eerste inschrijving van de BV in het handelsregister is de oprichter persoonlijk aansprakelijk voor wat de BV doet. De bekrachtiging moet daarom plaatsvinden na die inschrijving. Het handelsregister stuurt een uittreksel naar de BV.

De inschrijving in het handelsregister is voor de Belastingdienst aanleiding voor de toezending aan de BV van berichten over Omzetbelasting, Vennootschapsbelasting en Loonbelasting.

Bij haar facturering van omzet moet de BV bijna steeds Omzetbelasting (BTW) in rekening brengen. Wat overblijft na aftrek van kosten en BTW, is winst.

Over winst wordt, per 1 juni 2024, 19% Vennootschapsbelasting geheven; bij winst boven de 2 ton per jaar zelfs 25,8%. Een van de kostenposten is het “gebruikelijk loon” van € 56.000 of meer per jaar van elke bestuurder met 5% of meer van de aandelen. Zij worden aangeduid als directeur-groot-aandeelhouder of “DGA”. De BV is dan werkgever die de Loonbelasting daarover moet afdragen, als “voorheffing” op de inkomstenbelasting (box 1). Over het directeursloon wordt, per 1 juni 2024, 36,93% Inkomstenbelasting (box 1) geheven; voor ontvangst van een bruto jaarinkomen boven de € 73.031 zelfs 49,5%. Lager mag voor startups, maar moet met de belastingdienst worden afgestemd.

Wat resteert van de winst, kunnen de aandeelhouders aan zich laten uitkeren. Dat heet “dividend”. Daarover wordt, per 1 juni 2024, € 24,5% Inkomstenbelasting (box 2) geheven en bij dividend voor een DGA boven € 67.000 per jaar zelfs 33%. De “gecombineerde heffing” over de winst boven DGA-loon, van eerst Vennootschapsbelasting en daarna Inkomstenbelasting (box 2) over € 76.000 is 38,85%.

Uitkering van dividend aan een BV die tenminste 5% van de aandelen heeft, wordt bij die holding BV niet belast, maar is op grond van de “deelnemingsvrijstelling” vrijgesteld van extra Vennootschapsbelasting.

Als een DGA aandelen verkoopt met een hogere waarde dan hij er oorspronkelijk op heeft gestort, wordt ook over die “verkoopwinst bij vervreemding” Inkomstenbelasting (box 2) geheven. Worden de aandelen voor een te lage prijs verkocht, dan is er bovendien sprake van een met Schenkbelasting “belastbare gift”.

In plaats van dividend op te nemen, kan de DGA ook geld lenen bij de BV. Zo’n lening aan een DGA staat als vordering op de balans van de BV. Omgekeerd kan ook: de DGA leent geld uit aan de BV, wat dan als schuld op de balans van de BV wordt vermeld. Voor dergelijke leningen moeten “zakelijke voorwaarden” gelden, die bij voorkeur schriftelijk worden vastgelegd. Zijn de schuldposities tussen de BV en de DGA flexibel, dan is dat een vordering of schuld van de BV in “rekening-courant”.

De regels die binnen de BV gelden, zijn de “statuten”. In de akte van oprichting van de BV worden de statuten vastgesteld. Daarin worden onder andere de naam, de vestigingsplaats (gemeente in Nederland) en de doelomschrijving van de BV bepaald en dat er tenminste twee “organen” zijn: het “bestuur” en de “algemene vergadering”. Termen als “directeur” hebben geen officiële betekenis, maar worden wel veel gebruikt om een leidinggevende mee aan te duiden. In de statuten kunnen ook extra organen worden gedefinieerd, met speciale bevoegdheden, zoals bijvoorbeeld een “raad van commissarissen”.

De officiële beslissingen die een orgaan neemt heten “besluiten”. Elk orgaan bestaat uit één of meer personen. Die personen kunnen een mens zijn of ook zelf een BV. Het bestuur zijn “de handen en voeten van de BV”. Het bepaalt (intern) welke activiteiten de BV feitelijk uitvoert en vertegenwoordigt de BV (extern). Die feitelijke activiteiten moeten binnen de statutaire doelomschrijving van de BV passen. Daarom wordt de doelomschrijving meestal ruim geformuleerd.
In de statuten van de BV kunnen bepaalde bevoegdheden aan bestuurders met een speciale titel worden toegekend. Voor een bestuurder die ook in zijn eentje de BV kan vertegenwoordigen noemen veel statuten de titel “algemeen directeur”. Het bestuur kan haar vertegenwoordigingsbevoegdheid delegeren via een volmacht. Een dergelijke, doorlopende volmacht wordt “procuratie” genoemd. De gezamenlijke aandeelhouders worden door de wet aangeduid als “algemene vergadering” (van aandeelhouders) of “AVA”.
Een BV die aandelen houdt in een andere BV wordt “holding”, “moeder” of “beheersmaatschappij” genoemd. De BV die de feitelijke ondernemingsactiviteiten uitoefent, noemt men “werkmaatschappij”, “dochter” of “deelneming”. Soms zijn er meer dan twee lagen.

In een holding kunnen de waardevolle goederen en winsten worden verzameld. Daardoor blijft de waarde van de aandelen van de werkmaatschappij beperkt. Voordelen daarvan zijn dat de aandelen in de werkmaatschappij gemakkelijker verhandeld kunnen worden met bestaande en toetredende aandeelhouders, “licht” blijven, en dat de kostbare activa en winsten buiten het directe bedrijfsrisico zonder extra belastingheffing kunnen worden opgespaard in de holding. De administratie wordt echter complexer: de holding kan goederen en gelden uitlenen of verhuren aan de werkmaatschappij. De DGA is in loondienst van de holding en wordt tegen een “management fee” uitgeleend aan de werkmaatschappij om het salaris uit te bekostigen. De werkmaatschappij brengt die ten laste van haar belaste winst. Als de holding een meerderheid van de aandelen van een werkmaatschappij heeft, kunnen de holding en de werkmaatschappij voor de omzetbelasting een “fiscale eenheid” vormen. Alleen in dat geval hoeft de holding over de management fee geen BTW in rekening te brengen bij de werkmaatschappij.

Aan de top van een dergelijk “concern” staan uiteindelijk altijd één of meer mensen: de “uiteindelijk belanghebbenden”, ook wel “ultimate beneficial owners” of “UBO” genoemd. De UBO moet verplicht worden ingeschreven in het UBO-register van de Kamer van koophandel. Bij oprichting van de BV of aandelenoverdracht zorgt de notaris daarvoor. Daarvoor is een kopie vvan een geldig legitimatiebewijs met leesbaar Burgerservicenummer, afgekort “BSN”, nodig. De Kamer van koophandel stuurt een uittreksel uit het UBO-register toe aan de BV. Dat uittreksel moet u goed bewaren, want het is nodig als de BV een bankrekening wil openen of een akte wil laten passeren bij de notaris.

De AVA kan ook “buiten vergadering” besluiten nemen, als alle aandeelhouders het met elkaar eens zijn. Het woord “vergadering” heeft daardoor twee verschillende betekenissen. Dat is de normale gang van zaken als er geen ruzie is tussen de aandeelhouders. De AVA kan de statuten wijzigen en bepaalt wie in het bestuur zit en stelt de jaarstukken vast: de beginbalans, de winst- en verliesrekening, de eindbalans en een toelichting. Het bestuur moet eerst de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van elk boekjaar ondertekenen. Bij “bijzondere omstandigheden” kan de AVA het bestuur vijf maanden uitstel verlenen. Het bestuur is wettelijk verplicht de jaarrekening binnen een jaar na afloop van het boekjaar bij de kamer van koophandel ter inzage te leggen.

Statuten met verschillende soorten aandelen zijn maatwerk. Sinds in oktober 2012 de “flexwet” is ingevoerd, is het onder andere mogelijk om aan verschillende soorten aandelen extra bevoegdheden te geven of te ontnemen. Zo zijn “stemrechtloze aandelen” of “winstrechtloze aandelen” mogelijk. Klassiek van vóór oktober 2012 zijn “preferente aandelen”, die bij voorrang recht geven op een bepaald deel van de winst, “prioriteitsaandelen”, die het exclusieve recht hebben om bepaalde voordrachten in de vergadering in te brengen en “letteraandelen”, voor welke afzonderlijke reserves aangehouden kunnen worden.

In de akte van oprichting wordt vermeld wie de eerste aandeelhouder(s) zijn en wie de eerste bestuurder(s). Bijna altijd is dat de oprichter(s) van de BV, die daardoor meerdere rollen heeft. Bij de oprichting wordt bepaald wat de “nominale waarde” van de aandelen is. Vaak is dat een symbolisch bedrag. Die aandelen worden “geplaatst” bij de aandeelhouders: het “geplaatst kapitaal”, dat door de aandeelhouders bij de BV moet worden volgestort: “het gestort kapitaal”. De volstorting kan plaatsvinden “in contanten” (geld) of “inbreng in natura” (bepaalde goederen of “de bezittingen en schulden van een bepaalde onderneming van een oprichter”). Voor inbreng in natura schrijft de wet voor dat een “inbrengbeschrijving” met voorgeschreven inhoud aan de oprichtingsakte wordt gehecht. Voor inbreng van een onderneming is bovendien een extra notariële akte van inbreng nodig. Wordt ook onroerend goed ingebracht, dan moet de akte geschikt worden gemaakt voor de inschrijving in het kadaster. Daarin wordt omschreven wat de oprichter terugkrijgt voor de waarde van de ingebrachte onderneming: (aandelen, en voor het meerdere agio, een oudedagsreserve of creditering). “Agio” is hetgeen op de aandelen wordt gestort boven de nominale waarde.

Bij de oprichting maakt de notaris voor elke BV het verplichte aandeelhoudersregister aan. Daarin wordt vermeld hoe de BV heet, in welke gemeente zij is gevestigd, welke notarissen de oprichtingsakte en eventuele akten van statutenwijzigingen hebben gepasseerd, hoeveel aandelen van welke soort er zijn en wie om welke reden recht hebben op die aandelen. Elke wijziging daarin moet verplicht in het aandeelhoudersregister worden aangetekend. Het bestuur moet het register bijhouden en elke bestuurder mag het tekenen. Als service kan ons kantoor het aandeelhoudersregister voor uw BV bewaren.